Повышение эффективности бизнеса

Внедрение СЭД зачастую проводится с целью:

• сокращения количества используемой бумаги: документы на предприятии постоянно множатся (для передачи в подразделения с целью ознакомления и пр);

• сокращения стоимости хранения документов, поскольку создание крупных бумажных архивов требует большого количества специально оборудованных помещений;

• повышения скорости поиска необходимой информации, а также ее доступности;

• ускорения движения документов в организации — при бумажном документообороте примерно 95% жизненного цикла обработки документа занимает время, протекающее с момента окончания обработки документа на одном рабочем месте до начала его обработки на следующем;

• создания механизмов контроля и управления движением документов.

• обеспечения конфиденциальности информации, ее защита от доступа неаккредитованных пользователей.

Экономический эффект от внедрения СЭД на базе DocsVision может быть рассчитан непосредственно из снижения стоимости на бумажные носители, услуги почты, передающей бумажные документы между подразделениями и контрагентами, средства организации хранения больших архивов бумажных документов. Можно оценить также экономический эффект от снижения рисков потери документов и рисков, связанных с информационной безопасностью, так как наличие СЭД в компании может существенно их минимизировать.

Внедрение СЭД на базе DocsVision, помимо сокращения финансовых затрат, обеспечивает повышение эффективности работы сотрудников, повышает скорость доступа к документам и их поиск, скорость протекания процессов по обработке документов, сокращает время на их копирование.

Важным эффектом от внедрения СЭД также является повышение исполнительской дисциплины в связи с повышением прозрачности бизнес-процессов, оповещением о поручениях, обеспечением удобного доступа к документам и заданиям, в частности, извне организации, возможностью мониторинга загруженности сотрудников, построения отчетов об исполнительской дисциплине.

Корпоративная СЭД позволяет радикально ускорить реакцию на различные запросы контрагентов организации, ускорить бизнес-процессы в компании за счет обеспечения доступа к информации удаленным сотрудникам и клиентам, создания информационного пространства для взаимодействия рабочих групп, включающих различные группы пользователей, создания единого информационного пространства в распределенных организациях, а также ускорения внутренних процессов компании, обеспечивающих возможность максимального ускорения реакции на запросы контрагентов. Важным преимуществом, которое может быть реализовано при внедрении СЭД, является возможность внедрения процессного управления в компаниях.

Успешное внедрение решений по управлению документами и бизнес-процессами на базе DocsVision способствует повышению общей эффективности бизнеса и достижению предприятием таких результатов, как:

• упорядочение работы с документами, ускорение их поиска и исключение потерь;

• сокращение сроков выполнения бизнес-процессов, ускорение производственного цикла;

• уменьшение количества несоответствий, повышение качества;

• повышение удовлетворенности и лояльности потребителей;

• снижение простоев и непроизводительных расходов; рост производительности труда;

• улучшение исполнительской дисциплины и мотивации сотрудников; повышение прозрачности и управляемости предприятия;

• усиление конкурентных позиций на рынке.